Выбираем правильный размер офиса: расчет площади под количество персонала и задачи

СанПиН для офиса устанавливает четкие требования к площади рабочего места, к его эргономике, освещению и даже микроклимату.  И все это, безусловно, критерии того самого «офисного счастья» по Брэнсону. Но так как мы рассматриваем именно расчетный размер офиса, для нас важны следующие нормативы:

• на каждое рабочее место с компьютером должно быть выделено не менее 4,5 квадратных метров; 
• минимальный объем помещения для одного сотрудника должен составлять не менее 15 кубометров, что напрямую влияет на высоту потолков (учитывая требуемую площадь рабочего места, высота помещения должна быть не менее 3,33 метра).

Несоблюдение этих требований может негативно сказаться на здоровье и самочувствии сотрудников, а по части административной ответственности — привести к штрафам руководства организации. 

Для одного рабочего места в офисе открытого типа требуется от 6 до 8 м², для кабинета руководителя — от 12 до 20 м². Эти цифры складываются из площади самого стола (для работы и под оборудование), пространства для перемещений и вспомогательных зон.

Согласно данным ИА «Клерк.Ру», в России, включая столичные Москву и Санкт-Петербург,  в среднем выделяют 5-6 м² на рабочее место, верхняя граница для комфортных кабинетов — около 8 м², стандартная площадь при кабинете, включая общие зоны — 7–10 м² на сотрудника.

При расчете важно учитывать не только количество людей в коллективе, но и профиль деятельности компании. Например:

• сall-центры могут выделять по 4–5 м² на сотрудника;
• юридические и консалтинговые фирмы нуждаются в кабинетной системе — 10–12 м² на рабочее место;
• IT-компании закладывают дополнительные площади под серверные, креативные зоны и переговорки.

Специалистам (бухгалтеры, инженеры) в среднем выделяют около 6,5 м² на человека, руководителям отделов — 9 м², юристам/администраторам — около 12 м² в кабинете.

Если компания практикует гибкую модель занятости, сочетая преимущества дистанционной и офисной работы (например, дома можно работать над задачами, требующими концентрации, а совещания и командные встречи проводить в офисе), то нормы по площади можно смело минимизировать. 

По данным Knight Frank, компании, активно внедряющие гибридный формат, оптимизируют офисы на 20–30%. Это позволяет экономить без потери комфорта рабочей среды.

Топ-3 ошибок при расчете площади

1. ориентация только на текущее количество сотрудников (при нормальном развитии бизнеса нужно закладывать запас — минимум 10–15%);
2. игнорирование зон для клиентов и партнеров (даже стартапу важно иметь пространство для презентаций или переговоров);
3. неправильная планировка (избыточные коридоры или лишние кабинеты увеличивают аренду, но не добавляют эффективности).

Независимо от того, обустраиваете ли вы офис собственный или арендованный в бизнес-центре, арифметика одинакова и проста: на одного человека в современном офисе принято закладывать от 6 до 10 кв. м. Однако этого базового расчета недостаточно. Например:

• IT-компания из 50-ти человек при классической схеме «open space» может уложиться в 400–500 кв. м, но если нужны переговорные, серверная и коворкинговые зоны — площадь вырастет минимум на 30–40%.
• юридическая фирма из 15-ти сотрудников, работающая с клиентами лично, арендует не менее 200 кв. м: здесь нужны кабинеты для переговоров, зал заседаний и отдельные рабочие пространства.

В итоге рабочая формула выглядит так: рабочие места + сервисные помещения + зоны комфорта = оптимальная площадь офиса.

Исследования Harvard Business Review показывают, что грамотное планирование офисного пространства повышает продуктивность на 12%, а удобные переговорные комнаты — на 15% увеличивают эффективность встреч.

Чек-лист: как рассчитать оптимальную площадь офиса

• учтите количество сотрудников, умножив на норматив 6–8 м² рабочего пространства;
• добавьте площадь переговорных (из расчета 0,5–1 м² на сотрудника);
• не забудьте про зоны общего пользования — кухня, зона отдыха, ресепшен;
• закладывайте резерв в 10–15% под рост компании;
• проверьте, достаточно ли естественного освещения и вентиляции для каждого рабочего места.

Арендуя офис в солидном офисном центре, вы можете исключать из расчетной формулы потребность в переговорках: для бизнес-центров классов А/В+ доступ арендаторов к переговорным комнатам — норма обслуживания.

К тому же, вы можете получить экспертную помощь в расчете нужной площади, исходя из количества сотрудников и формата работы с учетом специфики вашей команды: опытные менеджеры помогут подобрать оптимальное решение, позволяющее избежать переплат или дефицита пространства, так как они заинтересованы в долгосрочном (а значит — взаимовыгодном!) сотрудничестве.

Так, УК «Теорема» — застройщик и собственник дюжины высококлассных деловых центров в СПб — предлагает продуманные планировки, готовую отделку и оснащение офисных помещений площадью от нескольких десятков до сотен квадратных метров с «правильной» высотой потолков, от небольших блоков для стартапов до масштабных open space для корпораций.