Цифровые сервисы и приложения управляющей компании: помощь бизнесу в ежедневных процессах
Еще лет десять назад взаимодействие арендаторов с управляющей компанией выглядело примерно одинаково. Любой вопрос — от оформления пропуска до устранения технической неисправности — решался через телефонные звонки, электронную почту или личные обращения к администрации здания.
При относительно небольшом объеме взаимодействия такая схема работала вполне эффективно, однако по мере роста объектов и усложнения инфраструктуры стала приводить к лишним временным затратам.
Сейчас ситуация меняется, и цифровые сервисы постепенно становятся неотъемлемой частью системы управления коммерческой недвижимостью. Они позволяют автоматизировать множество рутинных операций и значительно упрощают взаимодействие с управляющей компанией.
По оценкам специалистов в области автоматизации бизнес-процессов, значительная часть административных задач может быть переведена в электронный формат без потери качества обслуживания.
Это позволяет сократить сроки обработки обращений и сделать взаимодействие между сторонами более прозрачным. Для бизнеса это особенно важно: чем меньше времени сотрудники тратят на организационные вопросы, тем больше ресурсов остается на профильные задачи.
Поэтому сегодня цифровые решения воспринимаются не как дополнительная опция, а как часть качественного обслуживания в офисной среде.
Почему бизнесу больше не нужны бумажные заявки
Основная цель цифровизации заключается не в замене живого общения технологиями. Ее задача гораздо практичнее — убрать лишние действия из ежедневных процессов и сделать обслуживание объекта более удобным для всех участников.
Что делать, если в офисе перестала работать система кондиционирования, требуется замена освещения в переговорной комнате или необходимо согласовать доступ подрядчиков для проведения работ? Раньше подобные вопросы решались через цепочку звонков и электронных писем. Приходилось искать контакты нужного специалиста, объяснять проблему, уточнять статус обращения, контролировать сроки исполнения.
Теперь подобные задачи решаются через единое цифровое окно взаимодействия. Пользователь просто создает заявку, указав необходимую информацию. Более того, он может отслеживать ход выполнения в режиме реального времени.
Преимущества такого подхода очевидны:
- сокращается время обработки обращений;
- снижается вероятность потери информации;
- появляется прозрачный контроль сроков исполнения;
- сохраняется история взаимодействия по каждому вопросу;
- повышается качество эксплуатации объекта.
Особенно заметен эффект в масштабных бизнес-центрах, где одновременно работают десятки или даже сотни арендаторов. При таком масштабе ручная обработка обращений неизбежно приводит к задержкам и дополнительной нагрузке на персонал.
Цифровые инструменты помогают стандартизировать работу с запросами и обеспечить единый порядок взаимодействия.
При этом выигрывают обе стороны: управляющая организация получает более эффективную систему обработки обращений, клиенты — удобный механизм решения повседневных вопросов.
Какие проблемы бизнеса решает цифровизация
Внедрение таких инструментов преследует вполне практическую цель — освободить сотрудников от лишней административной нагрузки. Речь идет не только об удобстве, но и о более рациональном использовании рабочего времени.
Топ-5 сложностей, с которыми сталкиваются арендаторы:
- Потеря времени на организационные вопросы. Согласование доступа посетителей, поиск нужных контактов, уточнение статуса обращения или получение технической информации нередко отнимают больше времени, чем кажется на первый взгляд.
- Отсутствие прозрачности. Если коммуникация ведется через телефонные звонки и электронную почту, бывает сложно понять, на каком этапе находится выполнение той или иной задачи и кто за нее отвечает.
- Избыточное количество согласований. В крупных офисных комплексах даже простые вопросы могут затрагивать несколько подразделений. Автоматизация сокращает количество промежуточных действий и ускоряет принятие решений.
- Сложности с доступом к информации. Графики работ, правила эксплуатации здания, контакты ответственных специалистов и другие сведения должны быть доступны и представлены в удобном формате.
- Высокая нагрузка на административный персонал. Чем больше рутинных операций удается перевести в электронный формат, тем больше времени остается на действительно важные задачи.
Поэтому профессиональное управление объектами недвижимости уже сложно представить без цифровых технологий, делающих ежедневную работу компаний более удобной и предсказуемой.
Что дает арендаторам мобильное приложение управляющей компании
Лучшее, что может предложить для коммуникации продвинутая УК — мобильное приложение. По сути, оно становится единым каналом взаимодействия между клиентом и администрацией объекта.
Вместо звонков, переписки и поиска нужных контактов пользователь получает доступ к необходимым функциям через личный кабинет. К наиболее востребованным возможностям относятся:
- подача и отслеживание заявок;
- оформление пропусков;
- получение уведомлений;
- заказ дополнительных услуг;
- обмен документами с менеджментом офисного центра.
Чем проще удается урегулировать административные вопросы, тем меньше времени тратится на непрофильные задачи. Поэтому подобный функционал рассматривается уже не как приятная опция, а как стандарт качественного обслуживания.
Почему цифровые сервисы особенно важны в бизнес-центрах
Необходимость цифровизации напрямую связана с масштабом объекта. Если в небольшом здании многие вопросы решаются одним звонком, то крупный БЦ ежедневно обрабатывает десятки обращений, согласований и технических запросов.
Высококлассный офисный комплекс в современном понимании — это не только хорошо оборудованные помещения, но и отлаженная цифровая среда для работы.
Оформить доступ подрядчику, согласовать доставку оборудования, сообщить о неисправности инженерных коммуникаций — при наличии единой системы все эти действия занимают несколько минут. Продуманное мобильное приложение дает бизнесу конкретные преимущества:
- экономию рабочего времени;
- ускоренное снятие организационных вопросов;
- контроль статуса обращений;
- снижение административной нагрузки на сотрудников.
По этой причине уровень цифровых сервисов постепенно становится таким же важным критерием выбора площадки, как транспортная доступность, инженерная инфраструктура или безопасность здания.
Как цифровые решения меняют рынок коммерческой недвижимости
Сегодня объективно происходит изменение самого подхода к управлению объектами. Профессиональная эксплуатация больше не ограничивается обслуживанием инженерной инфраструктуры — от УК ожидают прозрачности коммуникаций, удобства каналов взаимодействия, оперативности практических действий.
По сути, рынок постепенно движется от модели управления зданием к модели управления клиентским опытом. И цифровые технологии становятся одним из главных инструментов этих изменений.
Особенно заметна эта тенденция в больших городах, включая Санкт-Петербург. В частности, показателен пример хорошо известной в СПб УК «Теорема», которая для взаимодействия с арендаторами уже несколько лет использует собственное мобильное приложение. Через него можно направлять обращения, контролировать их выполнение и решать многие повседневные вопросы без звонков и бумажного документооборота.
Чек-лист: признаки полезного цифрового инструмента
Далеко не каждое приложение действительно помогает пользователям в ежедневной хозяйственно-эксплуатационной рутине. Перед оценкой предлагаемой платформы стоит обратить внимание на следующие критерии:
- единый кабинет пользователя для всех основных операций;
- отслеживание статуса и стадии выполнения обращений;
- оформление пропусков для посетителей в онлайн-режиме;
- доступ к истории запросов и ранее предпринятым действиям;
- оперативные уведомления о важных событиях и плановых работах;
- возможность заказать дополнительные услуги через приложение;
- мгновенная связь с управляющей компанией;
- работа как со смартфона, так и с компьютера;
- понятный интерфейс без необходимости дополнительного обучения.
Если большинство этих функций реализовано в одном цифровом пространстве, сотрудники получают удобный рабочий инструмент, а административные вопросы требуют значительно меньше времени.
Цифровая среда как новый стандарт
Главная ценность цифровых инструментов заключается не в технологиях как таковых. Задача рабочего приложения для бизнес-центров— убрать лишние действия из повседневной работы. Когда вопросы эксплуатации, доступа, согласований и взаимодействия с управляющей структурой решаются за минуты, сотрудники могут сосредоточиться на том, что важно для бизнеса.