Что нужно уточнить у администрации бизнес-центра до подписания договора аренды офиса

Правильное расположение офиса — это не только имидж компании, но и удобство для сотрудников и клиентов. Даже если вы оценили локацию как весьма удачную, перед подписанием документа важно:

• уточнить расстояние до ближайших станций метро и остановок общественного транспорта;
• выяснить, какие транспортные маршруты проходят вблизи здания и налажено ли дополнительное сообщение;
• узнать о наличии парковочных мест и их стоимости.

Вопрос транспортной доступности особенно принципиален для такого города, как Санкт-Петербург. Например, офисный центр на Васильевском острове может оказаться сложным для доступа из-за загруженности мостов, особенно в летний сезон.

С другой стороны, многие вопросы отпадают при профессиональном подходе управляющей компании. Так, БЦ класса А, Феррум (УК «Теорема»), расположенный на Свердловской набережной, не может похвастаться особым удобством транспортного сообщения — зато для его клиентов к станции метро «Площадь Ленина» организован регулярный проезд на бесплатном автобусе.  

Доступ в бизнес-центр — ключевой аспект, влияющий на саму возможность ведения деятельности. Например, для IT-компаний, работающих с международными клиентами в разных часовых поясах, абсолютно необходима круглосуточная работа. Поэтому важно уточнить часы работы — узнать, открыт ли центр в выходные или ночью, а также выяснить, как реализована пропускная система, обязательны ли именные карты, как решаются вопросы доступа для гостей или временных сотрудников.

Чек-лист:

1. убедитесь, что пропускная система удобна для сотрудников;
2. узнайте, как могут получить доступ в здание гости;
3. проверьте, есть ли ограничения по времени доступа.

В создании комфортных условий для работы важную роль играет и окружающая инфраструктура. 

Согласно научным исследованиям, офисы с развитой инфраструктурой в радиусе 500 метров повышают удовлетворенность сотрудников на 25%.

Чем лучше инфраструктура, тем меньше времени офисные работники тратят на бытовые вопросы, что повышает их продуктивность и лояльность к компании. Уточните заранее:

• есть ли поблизости кафе, столовые, магазины, банки и другие сервисы;
• какие зоны доступны арендаторам: кухни, зоны отдыха, переговорные комнаты — эти пространства могут существенно повысить комфорт сотрудников. 

Этот аспект особенно важен, так как не только влияет на комфорт работы сотрудников, но и снижает риски, связанные с поломками или аварийными ситуациями.

У арендодателя следует уточнить:

• какие системы отопления, вентиляции и кондиционирования (hvac) используются в здании?
• есть ли резервные источники электроснабжения и как часто они тестируются?
• как организовано техническое обслуживание и сколько времени занимает устранение неисправностей?
• кто отвечает за эксплуатацию лифтов и их своевременное обслуживание?
• используются ли в здании экологичные и энергоэффективные решения?

Интересный факт: сегодня в бизнес-центрах СПб все чаще используются системы «умного» здания, которые автоматически регулируют освещение и температуру, что снижает затраты арендаторов.

Убедитесь, что все инженерные системы протестированы и находятся в рабочем состоянии до подписания договора. Кроме того, надо поинтересоваться, какие системы безопасности установлены в здании и на территории (видеонаблюдение, пожарная сигнализация, охрана).

Узнайте, какие организации являются вашими соседями. Это могут быть потенциальные партнеры или, наоборот, конкуренты — хотите ли вы работать в непосредственной близости с ними? Не менее важный вопрос — не создают ли другие арендаторы шум или другие неудобства?

Пример из жизни: Рекламное агентство арендовало просторный офис в бизнес-центре, не уточнив, что этажом выше расположен тренажерный зал. Вскоре оказалось, что такое соседство мешает проведению деловых встреч и звонков. Вынужденный отказ от аренды привел к существенным расходам и сбоям в работе команды.

Если все перечисленные выше моменты не повлияли на ваше решение снимать выбранный объект недвижимости, можно переходить к оценке договорных условий. Вот несколько рекомендаций, которые позволят защитить ваши интересы как арендатора: 

• обсудите, на какой срок заключается договор (стандартный срок аренды — от одного года до 5 лет);
• уточните, как и на каких условиях можно продлить договор;
• запросите возможность досрочного расторжения (какие штрафы предусмотрены в таком случае, можно ли их избежать при условии предварительного уведомления);
• выясните, кто отвечает за ремонт и техобслуживание помещений; 
• узнайте, возможна ли перепланировка, и как она согласовывается.