Как эффективно управлять офисом удаленно: инструменты мониторинга и безопасности

Практически такой формат управления реализуется через комбинацию аппаратных и программных решений. Системы управления офисом включают: 

• мониторинг пространства: сенсоры движения, видеонаблюдение, учет ресурсов и интеграцию с корпоративными задачами;
• обеспечение безопасности: контроль доступа, шифрование данных, резервное копирование и автоматизацию тревожных сценариев. 

Дополнительно применяются системы типа «умный офис», которые позволяют автоматически регулировать освещение, климат, вентиляцию, а также управлять расписанием рабочих зон и переговорных (руководитель может в режиме реального времени видеть, кто присутствует в здании, какие зоны используются, где расходуются ресурсы и где требуется вмешательство).

Благодаря внедрению технологий и систем автоматизации руководители могут сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на рутинное обслуживание офисного процесса.

Подход позволяет не только поддерживать непрерывный бизнес-процесс, но и снижать риски для сотрудников и оборудования, одновременно повышая прозрачность и эффективность управления. В Санкт-Петербурге удаленное управление офисом уже стало нормой для многих компаний — от IT-фирм и консалтинговых агентств до производственных предприятий.

Офисные здания мегаполиса в последние десятилетия активно внедряют технологии автоматизации, которые позволяют управлять пространством, безопасностью и инженерными системами удаленно. На практике это выглядит не как набор отдельных гаджетов, а как целостная экосистема. Распространенные у отечественного бизнеса решения:

• KNX Smart Building — одна из самых распространенных технологий, применяемая для управления инженерными системами от отопления до контроля доступа, способна обеспечить экономию энергии до 20%;
• Crestron — часто используется в крупных IT-офисах и бизнес-центрах класса А, позволяет централизованно управлять освещением, климатом, мультимедиа и системой бронирования переговорных;
• Honeywell BMS — система управления зданием, которая часто используется в крупных офисных сооружениях (контроль работы вентиляции, отопления и систем безопасности, данные о состоянии всех инженерных сетей в реальном времени);
• OfficeRnD и Spacewell — используются в коворкингах и гибких офисах, позволяют сотрудникам бронировать рабочие места и переговорные, отслеживать занятость зон и получать аналитику по использованию пространства (например, OfficeRnD способна оптимизировать загрузку рабочих мест, автоматически предлагая свободные зоны в зависимости от графика команды).

В известном БЦ «Бенуа» под управлением УК «Теорема» применяется система Siemens Desigo CC — отличное решение для мониторинга и регулировки энергопотребления, а также для интеграции систем освещения, пожарной сигнализации и контроля доступа в единую платформу. Решение весьма популярно среди девелоперов современных бизнес-центров и создает реальные преимущества для арендаторов. 

В ряде промышленных и административных зданий мегаполиса применяются адаптированные SCADA-системы для мониторинга инженерных узлов — вентиляции, энергоснабжения, серверных. Эти решения обеспечивают предсказание сбоев и автоматическое оповещение обслуживающего персонала.

Использование описанных выше технологий превращает обычный офис в интеллектуальное пространство, где все — от освещения до доступа в здание — подчинено логике эффективности. Системы управления офисом позволяют руководителю контролировать процесс на расстоянии, а компаниям — сокращать расходы, улучшая условия для сотрудников.

Автоматизация же позволит сэкономить время сотрудников, снизить нагрузку на управленческий состав и уменьшить вероятность ошибок. На практике компании сегодня внедряют автоматизацию для:

• планирования встреч и бронирования переговорных;
• контроля задач и распределения рабочих нагрузок;
• учета оборудования и расходных материалов;
• интеграции с системой «умный офис» для управления освещением, климатом и вентиляцией;
• уведомлений руководителя о критических событиях и необходимости вмешательства.

Иначе говоря, автоматизация превращает офис в «умное» пространство, где каждая задача, каждый ресурс и каждый процесс находятся под постоянным контролем, что особенно важно при удаленной работе.

Чтобы удаленное управление было действительно продуктивным, важно придерживаться конкретного набора и последовательности действий — а именно:

• определить ключевые задачи, которые должны оставаться под контролем;
• выбрать системы управления офисом и решения для мониторинга;
• интегрировать «умный офис» с существующей инфраструктурой;
• настроить удаленный контроль доступа и безопасность;
• автоматизировать повторяющиеся процессы и уведомления;
• обеспечить обучение сотрудников и контроль соблюдения правил;
• регулярно анализировать данные и корректировать процессы;
• контролировать расход ресурсов и эффективность работы;
• планировать модернизацию технологий и обновление систем.

Следуя этому чек-листу, вы сможете грамотно использовать арендуемое пространство в БЦ с уже внедренными технологиями и гибкими зонами — либо быстро и безошибочно создать функциональный и безопасный офис, где контроль над процессами не привязан к физическому местоположению самого контролирующего.

Как видим, эффективное удаленное управление офисом — это комбинация технологий, контроля, автоматизации и продуманной инфраструктуры, создающих в своей совокупности пространство, в котором сотрудники могут работать продуктивно, а руководитель — контролировать процессы на расстоянии.  Аренда офисного помещения в солидном БЦ, где управляющая компания поддерживает современные стандарты и текущие тренды, делает организацию такого решения достаточно простой, не требующей больших вложений и временных затрат.